ESICLiderar con IAAlcoi · Sesión 4

SESIÓN 4 · DE LAS PRUEBAS A LAS DECISIONES

Qué merece continuar el lunes

Hoy trabajaremos un procedimiento compartido, los datos que se pueden utilizar, la medida de un piloto y las decisiones que conviene mantener en manos de personas. El cierre es elegir hasta dos asuntos para la próxima reunión de dirección.

MATERIAL EN PAPEL

Dos hojas para llevar a la mesa

Una copia por participante de cada una. Las demás fichas están disponibles en DOCX para trabajar desde un ordenador.

ORDEN DE TRABAJO

Actividades de hoy

Los tiempos son orientativos. La última actividad requiere 25 minutos completos.

01

5 MIN · DIAPOSITIVA 3

AFINA un encargo antes de ejecutarlo

La instrucción maestra devuelve un encargo mejorado. El trabajo todavía no se ha realizado.

  1. Copiad la instrucción maestra completa en un chat autorizado.
  2. Enviad después la petición de prueba que aparece abajo.
  3. Comprobad que la respuesta pide o delimita ejemplos de voz aprobados, una salida verificable y una persona revisora.
  4. Copiad el encargo mejorado en una conversación nueva para crear la skill.
Mi instrucción maestra AFINA
Cuando mi mensaje empiece con AFINA, seguida de espacio, punto, dos puntos o salto de línea, actúa como mi arquitecto personal de prompts. Ignora mayúsculas y minúsculas. No actives este modo si aparece dentro de otro texto.
Transforma lo que sigue en un prompt autónomo, claro y listo para copiar. No ejecutes la tarea.
Para construirlo:
1. Identifica intención, resultado esperado y criterios de éxito. Corrige errores sin cambiar mi propósito.
2. Incorpora el contexto relevante disponible sobre mí y mis proyectos. No presupongas que otro chat tiene mi memoria, archivos o herramientas.
3. Define, cuando aporten valor: rol, objetivo, contexto, audiencia, entradas, alcance, restricciones, método y formato. Evita redundancias.
4. Concreta peticiones vagas. No inventes datos. Explicita supuestos secundarios; usa [POR COMPLETAR] o pregunta hasta tres cuestiones si falta información imprescindible.
5. Si requiere investigación, exige fuentes primarias, fechas y distinción entre hechos e inferencias. No inventes citas ni acceso a información; señala limitaciones.
6. En decisiones, compara opciones, costes y riesgos y recomienda. En creación, concreta utilidad y tono. En operaciones, incluye verificación.
7. Adapta al contexto profesional del usuario cuando proceda. Usa un estilo natural, directo y concreto.
8. Exige revisar y corregir omisiones y contradicciones antes de entregar.
Devuelve solo el prompt en un bloque de código, en español salvo petición contraria, sin AFINA ni explicaciones.
Petición de prueba: una skill de voz institucional
AFINA: Actúa como especialista en crear skills para equipos. Quiero una skill de voz institucional para una empresa. Debe ayudar a redactar respuestas públicas y mensajes a clientes con criterios comunes. Usa solo ejemplos de estilo aprobados; si no los tengo, deja ese punto pendiente y trabaja con textos ficticios. Define cuándo usar la skill, entradas permitidas, pasos, tono, límites, quién revisa y dos pruebas: un mensaje habitual y otro con una reclamación delicada. No inventes políticas, precios ni compromisos de la empresa. Devuélveme una instrucción editable y una forma de comprobar si funciona.

Resultado: un encargo preciso para crear la skill. Si no tenéis ejemplos de estilo aprobados, dejad ese dato pendiente y trabajad con textos ficticios.

Ficha AFINA en DOCX →
02

25 MIN · DIAPOSITIVAS 19–20

Crear y probar una skill

La propuesta principal es una voz institucional reutilizable para comentarios públicos y mensajes a clientes.

Skill de voz institucional

La entrada es un comentario o consulta sin datos sensibles. La skill utiliza ejemplos de estilo aprobados, redacta un borrador y señala cualquier afirmación que requiera comprobarse antes de responder.

  1. Elegid el equipo, la tarea y quién mantendrá la skill.
  2. Escribid fuentes permitidas, 3–5 pasos, tono, formato, excepciones y persona que revisa.
  3. Probad un comentario habitual y una reclamación sin todos los datos.
  4. Corregid la instrucción si inventa una política o promete una solución no aprobada.

Otros ejemplos: parte de incidencias; presupuesto con tarifa vigente; resumen semanal de novedades; preparación de reuniones comerciales.

Si queréis continuar con el encargo de AFINA
Actúa como especialista en diseñar procedimientos reutilizables para equipos. A partir de este encargo mejorado: [pegar aquí el resultado de AFINA], redacta una skill para [tarea]. Incluye cuándo se usa, entradas y fuentes permitidas, pasos, formato de salida, límites, excepciones, quién revisa y quién mantiene la versión. Usa únicamente ejemplos aprobados o ficticios. Después, propón una prueba normal y otra con información incompleta. No ejecutes la tarea todavía.

Resultado: skill editable, dos pruebas y responsable de mantenimiento. Instalarla en una plataforma es opcional y depende de la cuenta disponible.

Ficha de la skill en DOCX →
03

12 MIN · DIAPOSITIVAS 26–27

Semáforo antes de compartir datos

El color depende de la información, la cuenta, los permisos y la finalidad.

A

Redactar una respuesta con un retraso inventado, sin nombres ni pedidos reales.

B

Resumir incidencias internas con nombres y precios desde una cuenta personal.

C

Preparar una propuesta con descuentos confidenciales en el servicio corporativo aprobado.

Para cada caso, acordad color, dato que sobra y entorno adecuado. Reformulad B o C para poder empezar sin cargar información indebida.

Ficha del semáforo en DOCX →
04

30 MIN · DIAPOSITIVAS 28–30

Elegir un proceso y detectar lo que falta

Podéis usar un proceso propio sin datos sensibles o el caso ficticio de una empresa que revisa 40 incidencias de entrega por semana.

  1. Definid el resultado que debe mejorar y quién responde por ese trabajo.
  2. Separad pasos repetibles de excepciones que requieren criterio humano.
  3. Anotad fuentes, permisos y diferencias entre sistemas.
  4. Pedid a una IA autorizada que cuestione la propuesta, o hacedlo entre compañeros.
Petición opcional
Estamos valorando una prueba de [proceso]. Estos son los pasos y excepciones: [texto sin datos sensibles]. Señala tres riesgos concretos en el proceso, las fuentes y la revisión humana. No inventes cifras ni supongas permisos. Haz cinco preguntas que nos ayuden a decidir si merece un piloto.
Una pregunta más para dirección

En ese proceso, ¿sabemos qué herramientas se usan, cuántos casos se terminan con ellas, qué errores aparecen y qué resultado ha cambiado?

Ficha de proceso y observabilidad en DOCX →
05

35 MIN · DIAPOSITIVAS 34–37

Medir el trabajo completo

Comparad casos terminados antes y después, incluida la revisión, las correcciones y la calidad.

Ejemplo ficticio

40 incidencias por semana. Antes: 18 minutos por caso. Con IA: 11 minutos con revisión. La diferencia bruta son 4 h 40 min. Si tres casos precisan 20 minutos extra de corrección, quedan 3 h 40 min netos.

  1. Elegid una unidad: incidencia cerrada, oferta aprobada o informe entregado.
  2. Comparad al menos diez casos de cada situación si los tenéis; si no, apuntad qué habría que recoger.
  3. Registrad tiempo total y una medida de calidad.
  4. Decidid qué hará el equipo con la capacidad liberada.

Resultado: línea base, comparación y una cautela antes de hablar de ahorro económico.

Ficha de medición en DOCX →
06

15 MIN · DIAPOSITIVAS 38–40

Cuatro decisiones dentro de una oferta

La matriz ordena decisiones por claridad de la respuesta y consecuencias de un error. El riesgo aquí es empresarial, no la categoría jurídica del AI Act.

A · Enfoque

Proponer respuestas que aún no se envían.

B · Precio

Fijar precio final con tarifa y descuentos autorizados.

C · Clasificación

Marcar una petición según reglas escritas.

D · Plazo

Comprometer una fecha que reorganiza producción.

Para cada una: cuadrante, qué prepara la IA, quién comprueba y quién autoriza la acción. Si discrepáis, explicad qué importe, cliente o consecuencia cambia la clasificación.

Ver una respuesta razonada después del debate

A: exploratoria; comercial revisa las opciones. B: alto impacto; verificar precio y autorizar excepciones. C: rutinaria; revisar una muestra y errores. D: estratégica; operaciones y dirección deciden el compromiso.

Ficha de decisiones en DOCX →
07

35 MIN · DIAPOSITIVA 51

Hacer circular buenas prácticas

Diseñad un mecanismo que pueda comenzar el mes próximo, con un responsable y un lugar para la versión vigente.

Empresa con equipos

Un referente por área con tiempo reconocido; reunión mensual de 30 minutos; un caso útil, un error y una regla nueva.

Pyme

Dos personas se reúnen 20 minutos cada dos semanas y guardan un ejemplo corregido. Gerencia decide si se adopta.

Ejemplo para mostrar: un espacio compartido en ChatGPT

Un Space reúne páginas y archivos que varias personas pueden consultar y editar. Un proyecto agrupa conversaciones, archivos e instrucciones para trabajar con ChatGPT. Para esta actividad, el espacio sería el lugar donde guardar las prácticas aprobadas; cada empresa puede usar el entorno compartido que ya tenga autorizado.

«Plan de IA de la empresa»: una página de decisiones de dirección, otra con la ficha de un piloto y otra con buenas prácticas revisadas. La ficha de un piloto indicaría tarea, situación de partida, resultado, responsable y próxima revisión.

Demostración breve, con notas ficticias
Organiza estas notas ficticias de un piloto en cuatro apartados: decisiones tomadas, responsable, dudas pendientes y fecha de revisión. No inventes cifras ni decisiones. Si falta un dato, escribe «pendiente de confirmar».

Notas: Atención al cliente probará durante dos semanas una ayuda para preparar borradores de respuesta a incidencias de entrega. La persona responsable revisará cada respuesta antes de enviarla. Se medirán diez casos comparables con tiempo total y correcciones; aún no se ha registrado la línea base. Dirección decidirá si continúa la prueba tras revisar los resultados. No se ha fijado fecha para esa reunión.

Antes de compartirlo: comprobad quién puede ver o editar cada página. Un archivo enlazado conserva sus permisos originales; el contenido copiado a la página será visible para quienes tengan acceso a ella.

  1. Elegid referentes y tiempo disponible.
  2. Fijad la primera fecha, el lugar de las fichas y quién las aprueba.
  3. Acordad qué duda se eleva a IT, privacidad o proveedor.
Crítica opcional con una IA autorizada
Critica este plan para compartir buenas prácticas: [pegar solo la estructura]. Busca una dependencia que pueda hacerlo fracasar, un incentivo mal diseñado y un riesgo de compartir información indebida. Propón una corrección pequeña para cada punto.
Ficha de buenas prácticas en DOCX →
08

ACTIVIDAD PRINCIPAL · 25 MIN · DIAPOSITIVAS 53–58

Qué debe abordar vuestra próxima reunión de dirección

La hoja impresa reúne doce asuntos trabajados durante el curso. Marcad la situación de vuestra empresa y elegid hasta dos que merezcan una decisión.

Afecta

Sucede hoy y no hay respuesta acordada.

Cubierto

Hay responsable, regla y revisión.

No sé

Falta comprobarlo y saber a quién preguntar.

No aplica

Ese trabajo no existe en la empresa.

  1. Revisad los doce asuntos de la hoja.
  2. Por empresa, elegid hasta dos que podáis describir con un hecho concreto.
  3. Para cada uno, escribid qué debe decidir dirección, qué dato falta, quién lo traerá y cuándo.
  4. Otra empresa os plantea una objeción breve. Ajustad la decisión si hace falta.

Ronda final: una persona por empresa dispone de 20 segundos para decir el asunto, la decisión pedida y el dato que llevará a la reunión.

Descargar la hoja para imprimir →

Los doce asuntos, con ejemplo y decisión posible

01Cuentas personales y falta de servicio común

Cada persona elige por su cuenta una aplicación o una licencia; la empresa no ha definido una opción mínima ni quién administra el acceso.

Ejemplo: Cinco personas preparan ofertas en cuentas personales distintas.

Decisión posible: Decidir si se dará un chat corporativo básico, a quién y con qué tareas iniciales.

02Dudas sobre datos, permisos y usos de riesgo

El equipo no sabe qué información puede introducir, en qué cuenta y para qué finalidad; tampoco sabe a quién consultar una excepción.

Ejemplo: Alguien quiere pegar un contrato o un listado de clientes en un asistente.

Decisión posible: Aprobar reglas de uso y un contacto para dudas antes de conectar documentos o sistemas.

03ERP e informes dan cifras distintas

Dos fuentes que deberían describir el mismo trabajo muestran números diferentes y nadie tiene asignado resolver la discrepancia.

Ejemplo: El ERP registra 40 incidencias y el informe semanal recoge 38.

Decisión posible: Nombrar quién valida la cifra, de qué fuente sale y cómo se registran las diferencias.

04Proceso con esperas y excepciones

Un trabajo frecuente requiere buscar información, esperar respuestas o corregir resultados; las excepciones no están descritas.

Ejemplo: Se prepara una respuesta al cliente, pero falta el albarán o hay un precio distinto en dos hojas.

Decisión posible: Encargar el mapa del proceso y escoger una parte acotada que se pueda probar.

05Piloto que se utiliza poco

Se ha creado o comprado una solución de IA, pero pocas personas la incorporan al trabajo real o la abandonan tras probarla.

Ejemplo: Hay licencias activas y un asistente publicado; apenas aparecen casos terminados con él.

Decisión posible: Preguntar a usuarios y responsable qué falla; decidir si corregir, formar mejor o detener.

06Ahorro de tiempo sin medir revisión ni calidad

Se declara que la IA ahorra tiempo sin contar preparación, comprobación, errores y correcciones.

Ejemplo: Un borrador tarda 10 minutos menos, pero requiere 15 minutos extra para verificar cifras.

Decisión posible: Medir diez casos comparables antes y después, con tiempo total y una medida de calidad.

07Tiempo liberado sin destino definido

Una mejora reduce trabajo repetitivo, pero la empresa aún no ha decidido qué hará el equipo con esa capacidad.

Ejemplo: Se liberan cuatro horas semanales y siguen pendientes llamadas de seguimiento a clientes.

Decisión posible: Elegir una tarea concreta para esas horas y medir si mejora servicio, ventas o costes.

08Aplicaciones o agentes creados por empleados

Una persona ha construido una aplicación, automatización o agente útil sin dueño de mantenimiento, permisos revisados o cauce para compartirlo.

Ejemplo: Una hoja que prepara presupuestos con IA depende del empleado que la creó.

Decisión posible: Acordar registro, prueba, revisión técnica y responsable antes de extender su uso.

09Roles que cambian y equipo sin respuesta

La IA modifica tareas y expectativas, pero el equipo no sabe qué cambiará, qué apoyo tendrá o cuándo se revisará.

Ejemplo: Un área deja de clasificar consultas manualmente y pasa a revisar casos dudosos.

Decisión posible: Preparar un mensaje honesto, práctica sobre la nueva tarea y una fecha para escuchar dudas.

10Champions sin tiempo o apoyo

Se ha nombrado un referente de IA por su cargo, pero no tiene dedicación, interés o respaldo para ayudar a otros.

Ejemplo: Un responsable figura como champion y nunca puede atender preguntas del equipo.

Decisión posible: Elegir a quien conozca el trabajo y darle tiempo, apoyo y una vía para escalar dudas.

11Buenas prácticas que no se comparten

Cada persona conserva sus instrucciones, fallos y ejemplos; el resto repite la misma prueba o usa una versión antigua.

Ejemplo: Compras corrigió una skill para detectar cifras distintas, pero comercial no conoce la corrección.

Decisión posible: Acordar un lugar común, quién aprueba las fichas y cuándo se revisan.

12Nueva oferta o servicio posible con IA

La empresa ve una oportunidad comercial apoyada en IA, pero no ha comprobado necesidad, cliente, precio ni capacidad de entrega.

Ejemplo: Se plantea un servicio de seguimiento personalizado sin hablar aún con clientes.

Decisión posible: Validar la necesidad con clientes y estimar costes antes de autorizar desarrollo.

DESPUÉS DE LA SESIÓN

Si la decisión es hacer un piloto

La ficha SMART ayuda a precisar el trabajo, la línea base, el resultado buscado, los recursos y la fecha de revisión. Si todavía no conocéis los tiempos o errores actuales, la primera acción es medirlos; la meta numérica puede quedar provisional.

Descargar SMART en DOCX

ARCHIVOS EDITABLES

Una ficha por actividad

Solo las dos primeras están previstas para imprimir. Las demás se pueden abrir y completar en Word.

PARA CONSULTAR

Fuentes del bloque final